Agilitätskonform ORGA7

Agilitätskonform ORGA7

Guideline für selbststeuerndes Projektmanagement und soziologische Organisationsentwicklung auf Team-Ebene

Inhalt

  1. Vorwort

2. Grundsätze selbststeuernder Projektarbeit nach ORGA7

3. Rolle des Coaches

4. Die 7 Schritte des ORGA7

a) 1: Die primitive Organisation

b) 2: Die Auftragsklärung und empathische Zieldefinition

c) 3: Erst-Reflexion und Organisation zweiter Ordnung

d) 4: Installation des Arbeits-Boards

e) 5: Prozessplanung

f) 6: Organisation dritter Ordnung

g) 7: Projektiteration

5. Pragmatismus statt Dogma

6. Entlassung

Vorwort

Die Agilitätskonform® ORGA7 Guideline, stellt ein Rahmenwerk und somit Wegweiser dar, welcher Teams/Projektgruppen unterstützt, selbststeuerndes Projektmanagement mit direkten soziologischen Affekten erfolgreich umzusetzen. ORGA7 bezeichnet und fördert vor allem den Aspekt der Organisationsentwicklung auf Team-Ebene. Effekte der visuellen und haptischen Kollaboration der Team-Organisation unter steter Reflexion und im Rahmen optimaler Kommunikation sind dabei fundamental. Die Agilitätskonform® ORGA7 Guideline wurde von der Fakultät für Organisationslehre der IUE Hochschule Basel entwickelt und in Organisation verschiedenster Branchen erfolgreich umgesetzt.

Grundsätze selbststeuernder Projektarbeit nach ORGA7

Die Agilitätskonform® ORGA7 Guideline behandelt sieben Phasen/Entwicklungsschritte selbststeuernder Organisationen während der Projektarbeit.

Soziologisches System und iterative Projektarbeit

Bei ORGA7 lassen sich zwei grundlegende Entwicklungen beobachten, welche in wechselseitiger Beeinflussung stehen. Zum einen ergibt sich im Prozedere der sieben Phase eine schnelle und stabile Organisationsentwicklung/- Optimierung. Zum anderen zeigt sich durch die iterative Vorgehensweise eine schnelle und stabile Auftragsbearbeitung des Projektes. Die soziologischen Affekte und Wirkungen in der Selbststeuerung können sich im Rahmen der ORGA7 optimal entfalten und bieten die ideale Grundlage des „Teamings“, der Effizienzsteigerung, sowie der schnellen Optimierung.

Nutzerfokus und Nutzenfokus

ORGA7 weist durch sein Vorgehen eine starke Fokussierung der Nutzer, bzw. des Nutzens auf. Projektteams/Team-Organisationen zeigen häufig Schwierigkeiten bei der Herausarbeitung des konkreten Bedarfes auf, was gerade in selbststeuernden Organisationsformen dazu führt, Ziele zu verfehlen, oder Bedarfe nur ungenau zu treffen. Die starke Nutzer-/Nutzen-Auseinandersetzung bei ORGA7 schafft es diese Diskrepanz zu minimieren.

Kommunikationsrahmen

ORGA7 beschreibt einen Kommunikationsrahmen, welcher dazu dient, der Selbststeuerung ideales Milieu zu verschaffen und wird zu Beginn der Projektarbeit zur Phase 1 integriert und angewandt. Der sozio-psychologische Effekt des Kommunikationsrahmens ist wesentlicher Hauptgegenstand der steten Optimierung in ORGA7.

Stete Optimierung und Reflexion

In ORGA7 gilt der Grundsatz permanenter Optimierung durch/nach steter Reflexion. ORGA7 gibt hierbei jedoch lediglich Empfehlungen zu Reflexionszeiten und Situation ab. Jedes Team hat selbstständig zu bestimmen, wann und wie intensiv Reflexionen notwendig sind.

Implementierung

ORGA7 eignet sich ideal für die Implementierung verschiedenster Methoden agiler Zusammenarbeit der Kreativ- & Innovationstechniken, sowie stiller und lauter Reflexionen, Entscheidungsfindungen und Diskurs-Methoden. Durch die ORGA7-Phasen, reift das Projektteam zu einer soziologisch stabilen Organisation, welche sich stets mit verschiedensten und diversen Werkzeugen und Methoden auseinandersetzen soll, um das individuelle Ideal zu finden.

Die Rolle des Coaches

Die Agilitätskonform® ORGA7 Guideline beinhaltet keine, bzw. nur wenig Rollenvorschrift. Der sogenannte Coach oder Moderator stellt die einzige Rollenvorschrift im Sinne dieser Guideline dar. Die Aufgabe dieser Rolle ist während des gesamten Prozesses von zentraler Bedeutung und entscheidend für den Erfolg.

Dienende Führungskraft

Um in der Selbststeuerung volles kreatives Potenzial zu entfalten und die fachliche, sowie idealistische Idealität optimal nutzen zu können, ist es entscheidend, eine Rolle der dienenden Führung zu installieren – eben die Rolle des Coaches. Es geht an dieser Stelle nicht darum, eine Rolle der Entscheidungsfindung und fachlichen Bestimmung zu etablieren. Vielmehr soll ein demokratisch bestimmter (mittels Konsensentscheid) und berufener Wegweiser/Guide installiert werden. Diese Person dient also dem Gesamt-Team und schafft Freiräume für den Fokus auf Kreativleistung, sowie kollaborative Potenzialsentfaltung.

Kommunikationsrahmen schaffen

Der Coach oder Moderator verantwortet vor allem die Schaffung eines Kommunikationsrahmens, sowie den Erhalt dessen. ORGA7 verweist hierbei auf vier Grundregeln, dessen Einhaltung ein ideales Kommunikations-Milieu garantiert. Der Coach/Moderator hat diese Regeln eingangs darzustellen, im Gesamt-Team zu committen oder dafür zu sorgen, dass diese eingehalten werden.

ORGA7 Kommunikationsregeln

1. Gebot der Ich-Kommunikation

Das Team und alle Kommunikationsbeteiligten haben aus der Eigen-Perspektive zu erzählen. Anstelle der Zuschreibungen dritter, Aufforderung zur Rechtfertigung oder Darlegung Taten Anderer, soll hierbei darauf geachtet werden, eigene Empfindung, Meinung, eigene Sichtweise/Wahrnehmung oder Ideen Kund zu tun.

2. Argumentationspflicht

Jede Meinung, Idee oder Sichtweise ist zu argumentieren und deren logische Schlüssigkeit dem Gesamt-Team darzulegen.

3. Paraphrasieren/Verbalisieren

Der Effekt der Konsensfindung, bzw. optimalen Kommunikation wird durch die Pflicht des Paraphrasierens und des Verbalisierens unterstützt. So gilt die Kommunikationsregel in ORGA7: Bevor eine Person seine Meinung, Sichtweise, Idee Kund tut, gilt es, das vorher Gesagte oder Gezeigte zu paraphrasieren und zu verbalisieren.

4. Authentizität

Die Kommunikation muss dabei stets authentisch und dem Team angepasst stattfinden. So gilt es, eine angepasste Artikulationsform zu finden, welche jedoch die Punkte 1-3 dem Sinne nach abdecken.

Die 7 Schritte der ORGA7

Die Agilitätskonform® ORGA7 Guideline beschreibt 7 Schritte / 7 Phasen des Projektbearbeitung und gleichzeitigen Organisationsfindung selbststeuerndes Projektteams.

Schritt 1: Die primitive Organisation

Am Beginn der Kollaboration und am Anfang der Projektarbeit steht das Zusammenkommen und Gründen des Projektteams. ORGA7 beschreibt diese anfängliche Ordnung als „primitiv“ im Sinne von „einfach“, wenig komplex. Aus sozio-psychologischer Sicht geht es hier zunächst und direkt darum, ein ideales Milieu zu schaffen, um der entstehenden Selbstdynamik Nährboden für optimale Selbstorganisation zu geben.

Berufung des Coaches/Moderators

Der erste Schritt innerhalb der ORGA7 Guideline beschreibt die Berufung eines Coaches/Moderators aus den Reihen des Teams. Die Berufung aus Intern, ist relevant und entscheidend für das Commitment und die allgemeine Konsensfindung. Aus sozio-psychologischer Sicht sind externe Coaches nicht sinnvoll. Bei der Berufung eines Moderators und Coaches gilt es zu beachten, dass diese Person lediglich für den Zeitraum des Projektes in eine Rolle schlüpft und diese Perspektive lediglich als Träger dieser Rolle einnimmt.

Die Rolle des Coaches in der neu erstandenen Organisation

Mit dem Zeitpunkt der Einnahme der Rolle des Coaches wird diese Rolle in der Regel erst wieder bei Beendigung des Projektes abgelegt. Ein Wechsel der Rolle während des Projektes ist grundsätzlich möglich, wird aber nicht empfohlen. Mit der Einnahme der Rolle des Coaches zieht dieser sich fachlich fast vollständig aus der Diskussion und Projektbearbeitung heraus, was nicht ausschliesst, dass gelegentliche Inputs dargeboten werden dürfen. Von der Entscheidungsgewalt und –Findung, wird er jedoch vollständig ausgeschlossen. Dies obliegt fortan allein dem Team.

Vereinbarung der Kommunikationsregeln

Der Coach/Moderator hat als erste Aufgabe dafür zu sorgen, dass die 4 Kommunikationsregeln, verstanden und committet sind.

Wegweisung

Nach der Klarstellung der Kommunikationsregeln, werden die 7 Schritte der ORGA7 Guideline dargestellt und dem Team visuell sichtbar dargelegt. Die visuelle Darstellung von Prozessen, Ideen, Arbeitsschritten ist eine grundlegende Haltung, welche das Team unter Anweisung des Coaches stets berücksichtigen und fördern sollte. Visualisieren, was visualisierbar ist. Ebenso sollte der Coach grobe Zeitvorgaben visuell darstellen und diese mit dem Team committen. ORGA7 weist keine konkreten Zeitvorgaben auf, fordert das Team selbst aber dazu auf, sich mit Zeitvorgaben auseinanderzusetzen und diese zu reflektieren.

Schritt 2: Auftragsklärung und empathische Zieldefinition

Im zweiten Schritt der ORGA7 Guideline steht die genaue Auftragsklärung, bzw. Zieldefinition des Auftrages im Fokus.

Kunden & Nutzerauftrag

Der Kunden-/Nutzer-Auftrag sollte so klar definiert wie möglich vorliegen. Das Team hat nun die Aufgabe diesen Auftrag und diese Darlegung seitens des Kunden-/Nutzers zu beurteilen, interpretieren und exakte Bedarfe herauszuarbeiten. Um dies zu leisten, hilft dabei das Werkzeug des Auftrags-Boards und die gezielte Auseinandersetzung des Teams mit der Auftrags-Interpretation.

Auftrags-Board

Das Auftrags-Board stellt eine visuelle Darstellung (Board / Wandtafel) dar, welche sowohl dem besseren Verständnis – durch haptische und visuelle Bearbeitung – dient, als auch der Dokumentation der dynamischen Bearbeitung des Boards – für den gesamten Prozess der Projektbearbeitung – hilfreich ist.

Auftragsinterpretation

Das Board/Wandtafel ist in zwei Bereiche zu unterteilen. Der linke Teil der Boards, wird als „Auftragsinterpretations-Seite“ beschrieben. Das primitiv-organisierte Team hat nun die Aufgabe (unter Anleitung des Coaches) sich mit der Interpretation des Auftrages zu befassen. Dazu dienen Kreativtechniken wir das Brainwriting, um möglich viele und diverse Interpretationen auf das Board/Wandtafel schriftlich und visuell festzuhalten. Nach der Sammlung zahlreicher Interpretationen und Überlegungen des Kunden/Auftraggeber-Bedarfs, gilt es, diese Sammlung zu gliedern und zu diskutieren. Unter Umständen werden durch die Diskussion weitere Ideen, Interpretationen und Meinungen ersichtlich, welche dem Board hinzugefügt werden können. Ziel der Diskussion soll die sogenannte Nutzen-Sondierung sein.

Nutzen-Sondierung

Die Nutzen-Sondierung beschreibt die rechte Seite des Auftrags-Boards und stellt den herausgearbeiteten Nutzen dar, welcher der Auftragsgeber für relevant und wichtig erachtet und das Projektziel somit klar definiert. Entscheidend sind hierbei die Herausarbeitung (mittels Team-Diskurs) der relevanten und wichtigsten Auftrags-Inhalte, sowie der Ableitung der tatsächlichen Bedarfe und Nutzen. Final hat das Team diesen Schritt und das Ergebnis am Board zu committen.

Schritt 3: Erst-Reflexion und Organisation zweiter Ordnung

Im dritten Schritt der ORGA7 Guideline steht die erste Reflexion des Teams, sowie deren Reifung der Team-Organisation im Fokus.

Erst-Reflexion

Nach Schritt 2 (Auftragsklärung) befasst sich das Team zunächst erneut mit sich selbst. Das Projektteam hatte nun also erste Erfahrung in der Interaktion und Kollaboration unter Massgabe der Kommunikationsregeln. Unter Leitung des Coaches gilt es nun diese gemeinsame Interaktion und Zusammenarbeit hinsichtlich der Kommunikationsrahmen und Kollaborationsrahmen zu optimieren. Ziel soll es hierbei sein, die bisherige primitive Organisation und schwache Rollenstruktur zu überdenken und etwaige neue Rollen-Muster zu etablieren. Die Rolle des Coaches/Moderators und dessen Sinnhaftigkeit muss jedoch bestehen bleiben.

Effekte der Reflexion

Durch die Reflexion entsteht ein optimiertes System der Kollaboration, welches für die kommenden Projektschritte von Bedeutung ist und dessen Effizienz garantieren.

Organisation zweiter Ordnung

Im Sinne der Selbststeuerung entsteht somit nun eine erneuerte und angepasste Organisationsform, welche den individuellen Bedürfnissen der Organisation in deren Auftragsarbeit an Komplexität angepasst ist. Man spricht im Rahmen der ORGA7 von eine Organisation zweiter Ordnung.

Schritt 4: Installation des Arbeits-Boards

Im vierten Schritt der ORGA7 Guideline steht das Arbeits-Board im Fokus.

Arbeits-Board

Das Arbeits-Board stellt eine visuelle Darstellung (Board / Wandtafel) dar, welche sowohl dem besseren Verständnis – durch haptische und visuelle Bearbeitung – dient, als auch der Dokumentation der dynamischen Bearbeitung des Boards – für den gesamten Prozess der Projektbearbeitung – dient. Inhalt des Arbeits-Boards sind die faktischen Arbeitsaufträge/-Pakete, welche aus dem Auftrags-Board abgeleitet werden müssen. Das Arbeits-Board wird in drei Segmente unterteilt, was dem Ideal eines Kanban-Boards entspricht.

Arbeitspakete

Der linke Teil der Arbeits-Boards umfasst sämtliche Arbeitspakete, welche vom Projekt-Team zu leisten sind. Diese Pakete müssen jedoch zunächst vom Team (unter Anleitung des Coaches) aus dem Auftrags-Board abgeleitet werden. Die Ableitung wird in ORGA7 nicht genau vorgeschrieben, empfohlen werden aber hier Diskurse verschiedener Vorschläge/Ideen und Perspektiven der einzelnen Teilnehmer. Bei Teams welche grösser als 10-12 Personen sind, wird die kurzfristige Aufteilung in Kleingruppen empfohlen, welche einzelne Vorschläge und Konzepte erarbeiten und anschliessend im Plenum gegenseitig präsentieren und bewerten. Das Gesamt-Team entscheidet nun, welche Arbeitspakete konkret auf das Arbeits-Boards in die linke Spalte gelangen. Das abschliessende Commitment beschliesst diesen Schritt.

In Bearbeitung

Die mittlere Spalte des Arbeits-Boards bezeichnet alle Arbeitspakete, welche vom Team aktuell bearbeitet werden. Dies wird in den später dargestellten Iterationen relevant.

Erledigt

Die rechte Spalte des Arbeits-Boards bezeichnet alle Arbeitspakete, welche im Sinne des Projektes erledigt wurden und welche keine weitere Bearbeitung mehr benötigen. Die Massgabe und Beurteilung der Definition „Erledigt“ obliegt dem Team unter Berücksichtigung des Auftrags-Boards.

Schritt 5: Prozessplanung

Im fünften Schritt der ORGA7 Guideline steht die Prozessplanung der Bearbeitung der Aufträge aus dem Auftrags-Board im Fokus.

Priorisierung

Ziel der Prozessplanung ist die Priorisierung, Ordnungsfindung und Prozessfindung der effektiven und effizienten Bearbeitung der Arbeitspakete in chronologischer Reihenfolge hinsichtlich Sinnhaftigkeit des Bedarfes, welches das Auftrags-Boards vorgibt. Dieser Prozess der Priorisierung wird vom Coach/Moderator geleitet und visuell dargestellt/dokumentiert und stellt die erste Phase des Prozessplans dar. Hierbei geht es zunächst um die Herausarbeitung der Relevanz für Kunden/Nutzer. Bei Teams welche grösser als 10-12 Personen sind, wird die kurzfristige Aufteilung in Kleingruppen empfohlen, welche einzelne Vorschläge und Konzepte erarbeiten und anschliessend im Plenum gegenseitig präsentieren und bewerten. Ziel ist es hierbei die Wichtigkeit und Relevanz für den Kunden und Nutzer herauszuarbeiten.

Prozessplan

Um dies effektiv zu gestalten gilt es hierfür einen finalen Prozessplan darzustellen, welcher für alle Mitwirkenden jederzeit einsehbar und bei der Finalisierung vom gesamten Team zu committen ist. Der Prozessplan ist ebenso visuell in drei Phasen (vgl. Arbeits-Board) zu unterteilen. Priorisierung, Ordnungsfindung, Prozessfindung.

Ordnungsfindung

Nach der ersten Auseinandersetzung mit der Priorisierung – unter ständigem Abgleich mit dem Auftrags-Board, sowie dem Arbeits-Board – gilt es nun eine Ordnung (Reihenfolgen) festzustellen, wann welches Arbeitspaket zu bearbeiten ist und inwieweit einzelne Arbeitspakete sich gegenseitig beeinflussen.

Prozessfindung

In der letzten Phase der Prozessplanerarbeitung, geht es um die eigentliche Prozessfindung. Hierbei sollen die Arbeitspakete – welche zuvor in sinnvolle chronologische Ordnung gebracht wurden – visuell in Prozessen beschrieben werden. Die Visualisierung unterstützt dabei das allgemeine Verständnis und Commitment der Beteiligten im Team und sorgt für mehr Zielsicherheit und optimaler Leistungsentfaltung.

Schritt 6: Organisation dritter Ordnung

Im sechsten Schritt der ORGA7 Guideline steht eine erneute Organisations-Reifung an. Die sogenannten Ordnungsplanung beschreibt die finale dritte Ordnung der Team-Organisation vor der eigentlichen Projektbearbeitung.

Zweit-Reflexion

Nach Schritt 5 (Prozessplanung) befasst sich das Team erneut mit sich selbst. Das Projektteam machte nun weitere Erfahrungen in der Interaktion und Kollaboration unter Massgabe der Kommunikationsregeln. Vor allem hat sich das Team mit der Herausforderung der Effizienz im Zusammenhang mit der Teamgrösse auseinandersetzen müssen. Unter Leitung des Coaches gilt es nun dies erneut zu optimieren.

Arbeits-Organisation

Das Team steht nun kurz vor der faktischen Auftragsbearbeitung und organisiert sich dabei anhand der Prozessplans, welcher die Basis und Anforderung für die folgende Organisation darstellt. ORGA7 schreibt keine Organisation vor. Das Team selbst ist einzig und allein in der Lage deren Organisation unter Berücksichtigung des Prozessplans, des Arbeits-Boards und des Auftrags-Boards zu bestimmen, welche Organisation die optimalste ist. ORGA7 empfiehlt jedoch eine Aufgaben- und Team-Teilung, welche während der Phasen der Bearbeitungszyklen in kleinen selbstgesteuerten Einheiten die Arbeitspakete bearbeiten. Die Koordination und die Wirkung der dienenden Führungskraft, wird dennoch vom Coach zentral weitergeführt. Somit verantwortet der Coach nach wie vor die Begleitung der Teilteams. ORGA7 beschreibt diese Organisation somit als Organisation dritter Ordnung.

Arbeitspaket-Verantwortlicher

Ein jedes Arbeitspaket, welches am Arbeits-Board in die Spalte „In Bearbeitung“ getragen wird, wird von einer Rolle/Person verantwortet, welche dafür zu sorgen hat, dass dieses Arbeitspaket die Spalte „erledigt“ ordnungsgemäss erreicht. Kommt es zu einer temporären Team-Teilung, so entstehen mehrere Arbeitspaket-Verantwortliche in deren Rolle.

Schritt 7: Projektiteration

Im siebten Schritt der ORGA7 Guideline steht die Abarbeitung der Arbeitspakete in iterativen Projekt-Phasen.

Iteration

ORGA7 beschreibt ein stringent iteratives Vorgehen der Bearbeitung der Projekt-Aufgaben. Ziel der Iteration ist die stetige und immerwährende Erkenntnisfindung und Optimierung der Organisationsform, Kollaboration, Lösungsfindung und qualitativen Bearbeitung der Arbeitspakete. Die Länge einer Iteration bestimmt das Team selbständig und nach Sinnhaftigkeit der Auftrags-Boards, Arbeits-Boards und des Prozess-Boards. Der Coach wird vom Team befähigt, Beginn und Ende der Iteration zu verkünden.

Arbeits-Retrospektive

Am Ende einer Iteration steht die Arbeits-Retrospektive. Dort versammelt sich das Team im Plenum und präsentiert die Ergebnisse der bisherigen Arbeit. Bei einer Aufteilung in Teil-Projektgruppen, werden diese Ergebnisse gegenseitig präsentiert und gemeinsam diskutiert. Der Coach berücksichtigt dabei die Ordnung der Kommunikation, sowie die Einhaltung der zuvor festgesetzten Regeln. Während der Arbeits-Retrospektive gilt es, die Ergebnisse stets mit dem Auftrags-Board, dem Arbeits-Board und dem Prozessplan abzugleichen. Das Team bestimmt im Konsens, ob Arbeitspakete im Sinne des Auftrages somit als „erledigt“ zu definieren sind. Unter Umständen kann das Team in der iterativen Vorgehensweise erkennen, dass Auftrags-Board, Arbeits-Board, sowie Prozessplan geändert werden müssen, da ein neues Optimum erkannt wurde. In diesem Falle und im Falle des Konsens, können die Boards, sowie der Prozessplan geändert werden.

Pragmatismus statt Dogma


Die Agilitätskonform® ORGA7 Guideline versteht sich
als Guideline/Richtlinie und somit Wegweiser und
explizit nicht als starres Dogma.
Die Betrachtung unter strenger Dogmatik widerstrebt
dem Ansatz und der Idee der Selbststeuerung.
Ziel soll eine pragmatische und effiziente Übersetzung
dieses Rahmenwerks im jeweiligen Projektteam sein.
ORGA7 stellt Rahmenbedingungen, welche ein Team in
der Projektinteraktion zu mehr Fähigkeit in der
Entscheidungsfindung verhilft.
Dieser Grundsatz sollte über dem Ideal der Dogmatik
stehen, welche sich aus der freien Rahmenfassung von
ORGA7 ergibt.