Der Symbiotische Projektauftrag

Der Symbiotische Projektauftrag

Ein Sukkurs für multiple Konstellationen
Prof. Martin Bialas
aus der Reihe Symbiotisches Projektmanagement nach Bialas

a. Abstract

In vielen erfolgreichen Unternehmen wird Projektmanagement als eine pragmatische Form der Kollaboration angesehen. Meist finden sich dort explizite Projektmanagement Handbücher (PMH), in welchen die spezifische Methodik für sämtliche Projektbeteiligten be schrieben ist. Ein essenzieller Bestandteil ist der Projektauftrag (PA). Er stellt den Vertrag  zwischen Auftraggeber (Lenkungsausschuss) und Auftragnehmer (Projektleiter/Projekt Team) dar.

Es stellt sich die Frage, inwieweit dieses Dokument aus methodischen Aspekten  aber auch aus Akzeptanzgründen sinn- und nutzenstiftend eingesetzt werden sollte. Weiterhin stellt sich die Frage, ob ein klassischer Projektauftrag noch mit agilen Vorgehensmodellen in Kongruenz zu bringen ist. Der «Symbiotische Projektauftrag» stellt eine Möglichkeit dar, das Beste aus mehreren Welten zu verbinden und zu nutzen.

b. Danksagung & Bedeutung für die IUE HS

Der ausdrückliche Dank geht an meine geschätzten Kollegen für deren interessanten Input und deren hilfreiche Unterstützung. Ich konnte mich fragend und diskutierend an Kollegen– auch von angrenzenden Fachbereichen – wenden. Ich schätze diesen, zum Teil auch unkonventionellen, Austausch.

Gerade eine solche Interdisziplinarität führt zu neuen Ansatzpunkten im sonst recht stabilen, fundierten Projektmanagement. Somit kann auch die IUE Hochschule von einer solchen Arbeit profitieren.

c. Abbildungs- & Tabellenverzeichnis
  • Abbildung 1: Project Canvas, https://overthefence.com.de/wp-content/download canvas/OTF-ProjectCanvas_DE.pdf, Over the Fence
  • Abbildung 2: Nutzen Projektauftrag, https://blog.ibo.de/der-projektauftrag-das-wichtigste dokument-fur-den-projektbeginn-das-muss-drin-stehen/, ibo
  • Abbildung 3: Symbiotischer Projektauftrag, Prof. M. Bialas, diventis GmbH, 2021
d. Abkürzungsverzeichnis
  • DT Design Thinking
  • IPMA International Project Management Association
  • HERMES Handbuch der Elektronischen Rechenzentren des Bundes, eine Methode zur Entwicklung von Systemen
  • LA Lenkungsausschuss
  • PA Projektauftrag
  • PMI Project Management Institute
  • PMH Projektmanagement Handbuch
  • PRINCE2 Projects IN Controlled Environments
e. Einleitung

Ziel dieser Arbeit ist es, für zukünftige Aufgabenstellungen, welche nach der Projektmanagement Methode abgewickelt werden, eine Hilfestellung beim äusserst zentralen Punkt der Beauftragung zu geben.

In der bestehenden Literatur gibt zu dieser Thematik keine evidente Aussage. Dies gilt ins besondere für die Evidenz des Nutzens beim Einsatz eines Projektauftrages im klassischen (plangetriebenen) Projektmanagement.

Für agile Vorhaben ist die methodische Basis noch weitgehend indifferent. Etablierte Methoden wie z.B. Scrum, schweigen sich hierzu vollständig aus. Um diese Lücke in den agilen Methoden zu schliessen, haben sich Canvas Visualisierungen, angelehnt an ein Business Canvas Model, für Projektaufträge entwickelt.

f. Hauptteil

Die folgenden drei Schritte1 sind hilfreich, um sich einer spezifischen Fragestellung zu  nähern:

1. Thematische Entfaltung
Es werden hier die klassischen Projektmanagement Methoden nach IMPA, PMI, HERMES,  PRINCE2, sowie Agile Methoden wie SCRUM, Design Thinking (DT), u.v.m. betrachtet.

2. Thematische Eingrenzung und Fokussierung
Dies Thema lässt sich grundsätzlich nach den klassischen, plangetriebenen Methoden und  nach diversen Verfahren, welche ein agiles Mindset erfordern, unterscheiden. Der Fokus  dieser Arbeit liegt in der Evidenz des Nutzens bei dem Einsatz eines «Symbiotischen  Projektauftrages». Es geht dabei nicht nur um die horizontale Entwicklung, sondern auch um  vertikale Entwicklung.

3. Fragestellung entwickeln
Stiftet ein Projektauftrag, als Dokument einer Arbeitsvereinbarung zwischen zwei Parteien, einen gerechtfertigten emergenten Sinn/Nutzen? Ist ein solches Dokument für Aufgabenstellungen, neben den klassischen Varianten, auch für agile Vorgehensweisen hilfreich?

Um Luzidität in dieser Arbeit zu schaffen ist es erforderlich und notwendig, einige spezifische  Termini zu definieren:

Methode
Eine Methode ist ein mehr oder weniger planmässiges Verfahren zur Erreichung eines  Zieles2. Dieser Terminus wird in den Wissenschaften als Deskription des Fortschreitens von  einer Hypothese zum Gegenstand genutzt. In der Alltagspraxis kann man unter einer  Methode ein Verfahren zur Erlangung von Wissen, gewonnen durch Einsicht oder Erfahrung  (Erkenntnis), verstehen.

Verfahren
Unter einem Verfahren versteht man in der Regel die Art und Weise der Abarbeitung eines  konkreten Gegenstands.

Prozess
Der Prozess ist die Totalität aufeinander indoktrinierender Vorgänge innerhalb eines  Systems.

Canvas
Abgeleitet vom englischen «canvas» für Leinwand oder Leinen, visualisiert auf einer Seite,  sämtliche relevanten Aspekte, welche vor dem Start eines Projektes/ Vorhabens geklärt  werden sollen.

Somit lässt sich paradigmatisch konkludieren, dass Projektmanagement als Methode be zeichnet werden kann, hingegen Aufgabenstellungen, welche nach agilen Grundsätzen respektive nach einem agilen Mindset abgearbeitet werden, eher als Verfahren deklariert werden sollten.

Prozesse finden sich sowohl in Methoden als auch in Verfahren.

Empirisch betrachtet handelt es sich um einen Vertrag zwischen zwei Parteien. Um diesen schliessen zu können, muss in diesem Kontext zunächst geklärt werden, welche zwei  Parteien überhaupt einen «Vertrag» eingehen können. Im klassischen Projektmanagement  gibt es in den Methodenbeschreibungen immer die Rolle eines Lenkungsausschuss. Die  Besetzung eines solchen Ausschusses wird zum Teil vorgegeben. Zum Beispiel empfiehlt die  insbesondere im angelsächsischen Raum etablierte Methode PRINCE2, den Lenkungsaus schuss mit je einem Vertreter des Auftraggebers, der Benutzer und der Lieferanten zu be setzen. Andere bekannte Methoden empfehlen, diesen mit den Repräsentanten aus den  vom Projekt betroffenen Bereichen zu besetzen.

Die zweite Partei wird in der Regel durch den Projektleiter repräsentiert. Diese Rolle wird  meist von einer Person ausgefüllt. Er vertritt somit auch die Interessen des ihm zugeordneten (Projekt-)Teams.

Somit ist der Projektauftrag der Vertrag zwischen Lenkungsausschuss und Projektleiter.  Kritisch zu bemerken ist jedoch, dass dieser Vertrag in erster Linie ein Ritual zwischen den  beiden Parteien darstellt. Dessen rechtliche Bedeutung dieser dokumentierten Vertragsbeziehung ist vernachlässigbar.

In den agilen Verfahren kennt man keinen, wie oben skizierten Vertrag (Projektauftrag).  Jedoch wurde 2012 von James Kalbach ein vergleichbares Instrument, der Project Canvas  bekannt gemacht.

Project Canvas
Abbildung 1: Project Canvas, https://overthefence.com.de/wp-content/download-canvas/OTF-ProjectCanvas_DE.pdf, Over the Fence

Prof. Dr. Frank Habermann hat diesen ergänzend auf der Plattform https://overthefence.com.de weiterentwickelt und auf Grund von zahlreichen empirischen Erkenntnissen vervollständigt. Die Inhalte ähneln denen eines klassischen Projektauftrages, jedoch entfällt beim Project Canvas die rituelle Komponente der Unterschrift und somit die formale Freigabe.

Die grafische Aufbereitung und die Fokussierung auf zentrale Elemente des Projektes be dienen Grundprinzipien und Werte des agilen Mindset. Für Beteiligte eines klassischen Projektmanagements ist eine solche Darstellung meist kulturell unzureichend. Sie benötigen eine eher klassische Dokumentation in Form eines gegliederten Textdokumentes.

Die Evidenz des Nutzens scheint somit in beiden Arten der Abwicklung von Aufgabenstellungen, sei es klassisch, sei es agil, gegeben zu sein. Empirisch zeigt sich ein starker qualitativ beschreibbarer Nutzen. Quantitativ ist der Nutzen kaum messbar.

Eine hilfreiche Definition des Nutzens eines Projektauftrages:

Abbildung 2: Nutzen Projektauftrag, https://blog.ibo.de/der-projektauftrag-das-wichtigste-dokument-fur-den-projektbeginn das-muss-drin-stehen/, ibo

Eine quantitative Bewertung des Nutzens lässt sich in der Literatur nicht finden. Jedoch sind die qualitativen Bewertungen so eingängig, dass daran kaum ein Zweifel besteht.

Für einen in der Praxis neuen Ansatz bietet sich die Kombination zwischen klassischen Elementen und agilen Elementen in der Beauftragung eines Projektes/Vorhabens an.

Im Design Thinking (DT) findet sich in der ersten Phase ein möglicher Ansatz zum Projektauftrag. Es geht hier um das Verstehen der Aufgabenstellung. Der Auftraggeber erläutert seine Vorstellungen. Meist ist dies aber nicht vergleichbar mit dem stark strukturierten Vorgehen aus dem klassischen Projektmanagement.

Der hier vorgestellte «Symbiotische Projektauftrag» beinhaltet das Beste aus beiden Welten:

Symbiotischer Projektauftrag
Abbildung 3: Symbiotischer Projektauftrag, Prof. M. Bialas, diventis GmbH, 2021

In diesem Dokument findet sich sowohl eine Strukturierung wie in einem etablierten Projektauftrag aus dem klassischen Projektmanagement, als auch eine grafische Visualisierung, wie sie in einem Project Canvas zu finden ist.

Es kann ausgefüllt werden, indem die jeweilige Box mit Fliesstext befüllt werden kann. Wird er in ausreichendem Format präsentiert, ist er auch geeignet, um allen Beteiligten in relevanten Workshops, als eine wertvolle Hilfestellung zu dienen. Eine Kombination aus den Stärken der bislang bekannten Darstellungen.

Der wichtigste positive Effekt ist, dass die Menschen aus den jeweiligen Bereichen abgeholt werden und somit eine ausgesprochen hohe Akzeptanz sämtlicher Beteiligter vorhanden ist.

Dieser Projektauftrag ist somit ein Element im Symbiotischen Projektmanagement. Es wird explizit eine Co-Existenz von klassischen und agilen Methoden angestrebt. Ein fixes Raster dieser Methode kann jedoch nicht vorgegeben werden, da ein signifikantes Momentum im Symbiotischen Projektmanagement die situativ angepasste und selektive Vorgehensweise ist. Den Anwendern dieser Methode steht ein umfangreiches Set an einzelnen Verfahren zur Verfügung, welche sie fallweise zusammenführen und anwenden können.

Der qualitative Nutzen ergibt sich somit aus der Summe der einzelnen Verfahren. Auch die erhöhte Akzeptanz bei den Anwendern trägt hierzu bei. Ein quantitatives Mass für den Nutzen lässt sich für den «Symbiotischen Projektauftrag» auf Grund der rein empirischen Datenlage nicht exakt angeben. Für eine möglich, denkbare Messbarkeit lässt sich der Auf wand für die Erstellung eines solchen «Symbiotischen Projektauftrags»” mit einer Reduzierung des Aufwands für die zeitlich verzögerte Klärung von weiteren Sachverhalten während der Projektarbeit gegenrechnen.

Somit lässt sich empirisch nur der qualitative Nutzen aus beiden tradierten Welten realisieren, für den quantitativen Nutzen reicht die exakte, wissenschaftliche Datenbasis nicht aus. Diese Erkenntnis wird vermutlich auch nicht zukünftig generiert werden können

g. Zusammenfassung

Die aktuelle Realität zeigt, dass sowohl das klassische, etablierte Projektmanagement, als auch aktuelle agile Verfahren zusammen, kombiniert eingesetzt werden, um handlungs leitend Projekte fokussiert und kundenorientiert, in «kurzer Zeit» mit den zugeordneten Ressourcen und gewünschter Qualität zu realisieren.

Der hier favorisierte Ansatz ist das Symbiotische Projektmanagement, welches sämtliche Methoden und Verfahren im Sinne einer Symbiose sinn- und nutzenstiftend miteinander kombiniert. Dabei wird auf einen dogmatischen Diskurs verzichtet und Effizienz und Effektivität der Methode in den Fokus ge stellt. In diesem Dokument wird ein erstes Element, der «Symbiotische Projektauftrag», vor gestellt.

Die Evidenz des Nutzen erschliesst sich umgehend, da er das Beste aus mehreren Welten miteinander kombiniert. Zusätzlich stiftet er ergänzenden Nutzen, als dass er durch seine überproportionale Akzeptanz sämtlicher Stakeholder, uneingeschränkt genutzt werden kann. Der «Symbiotische Projektauftrag» stellt somit einen wirkmächtigen, initialen Protagonisten im Symbiotischen Projektmanagement dar.

h. Literaturverzeichnis
  • Der www-Schlüssel zum Projektmanagement: Eine kompakte Einführung in alle Aspekte des Projektmanagements und des Projektportfolio-Managements, Heinz Scheuring, Orell Füssli (7. Mai 2013)
  • Ganzheitliches Projektmanagement, Adolf Rohde, Karl Pfetzing, Verlag Dr. Götz Schmidt, Wettenberg; 7., vollständig überarb. Edition (31. Dezember 2020) • Hybrid Project Management: Using Agile with Traditional PM Methodologies to Succeed on Modern Projects, Mark Tolbert, Susan Parente, Business Expert Press (26. September 2020)
  • Hybrides Projektmanagement, Martin Bialas, digicomp Academy Blog, https://www.digicomp.ch/blog/2017/09/20/hybrides-projektmanagement, 2017 • Over the Fence: Projekte neu entdecken, neue Vorhaben besser durchdenken und gemeinsam mehr Spaß bei der Arbeit haben, Frank Habermann, Karen Schmidt, Becota; völlig neu bearbeitete Auflage von “Project Canvas” (14. Mai 2018)
i. Anhang

Ausarbeitung als PDF zum download – “Symbiotischer Projektauftrag”

Quellen

1 Academic Lab | Wissenschaftslabor, Universität Leipzig, Methodenportal, Von der Frage  zur Methode, https://home.uni-leipzig.de/methodenportal/von-der-fragestellung-zur methode/, Nikolaistr. 6–10, 04109 Leipzig,

2 WIKIPEDIA, Methode (Erkenntnistheorie),